1. Verantwortlicher

Entnerprises e.U.
Dr. Thomas Entner
Georgistraße 141
1210 Wien
Österreich
E-Mail: info@unterweisungsportal.com

2. Datenerhebung beim Besuch der Website

2.1 Server-Logs

Beim Besuch und Aufruf unserer Webpräsenz wird Ihre IP-Adresse, sowie Beginn und Ende der Sitzung für die Dauer dieser Sitzung erfasst (Timestamp). Dies ist technisch bedingt und stellt damit ein berechtigtes Interesse iSv Art 6 Abs 1 lit f DSGVO dar. Soweit im Folgenden nichts anderes geregelt wird, werden diese Daten von uns nicht weiterverarbeitet.

Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Speicherdauer: 7 Tage

2.2 Cookies

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, um die Funktionalität der Anwendung zu ermöglichen. Diese Cookies erheben keine personenbezogenen Daten und werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen (Session-Cookies) oder nach maximal einem Jahr.

Verwendete Cookies:

• Theme-Präferenz (Hell-/Dunkelmodus)
• Sprachauswahl
• Session-Verwaltung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest)

3. Datenerhebung bei Nutzung der Anwendung

3.1 Benutzerdaten (Admin/HR/Auditor)

Wenn Sie sich für das UnterweisungsPortal registrieren oder von einem SuperAdmin eingeladen werden, erheben wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt)
• Rolle (Admin, HR, Auditor)
• Mandantenzuordnung

Zweck: Bereitstellung der Anwendung, Benutzerauthentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle
Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR (contract fulfillment)
Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen

3.2 Mitarbeiterdaten

Zur Verwaltung von Unterweisungen werden folgende Mitarbeiterdaten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Abteilung
• Sprache
• Gruppenzuordnungen

Zweck: Unterweisungsverwaltung, Kurszuweisung, Zertifikatsgenerierung, Erfüllung von Unterweisungspflichten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR (contract fulfillment), Art. 6 Para. 1 lit. c GDPR (legal obligation)
Speicherdauer: Konfigurierbar (Standard: 5 Jahre nach Soft-Delete)

3.3 Schulungsdaten

Bei der Kursteilnahme werden folgende Daten verarbeitet:

• Kursfortschritt (angesehene PDF-Seiten)
• Quiz-Antworten
• Quiz-Versuche und Ergebnisse
• Abschlussdatum und -zeit
• Generierte Zertifikate

Zweck: Nachweis von Unterweisungen, rechtliche Dokumentation, Compliance-Audits
Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. c GDPR (legal obligation), Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR (contract fulfillment)
Speicherdauer: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (typischerweise 5-7 Jahre je nach Branche)

3.4 E-Mail-Logs

Zum Zweck des Versands von Schulungseinladungen und Erinnerungen protokollieren wir:

• Empfänger-E-Mail-Adresse
• E-Mail-Typ (Einladung, Erinnerung, Zertifikat)
• Versanddatum und -zeit
• Zustellstatus

Zweck: Dokumentation der E-Mail-Kommunikation, Fehleranalyse, Compliance
Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest)
Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung + 1 Jahr

3.5 SMTP-Zugangsdaten

Mandantenspezifische SMTP-Zugangsdaten (für E-Mail-Versand) werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR (contract fulfillment)
Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung

4. Empfänger der Daten

Ihre Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Hosting-Anbieter: Zur Bereitstellung der Anwendungsinfrastruktur
• E-Mail-Dienstleister: Für den Versand von Schulungseinladungen und Erinnerungen (falls externer SMTP verwendet wird)
• Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Abonnementzahlungen

Alle Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten (Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO).

5. Übermittlung in Drittländer

Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/EWR. Drittlandübermittlungen erfolgen nur bei ausdrücklicher Vereinbarung (z.B. bei On-Premise-Installationen) und werden durch geeignete Garantien abgesichert (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse).

6. Ihre Rechte

Sie haben bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten (sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen)
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Datenverarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@unterweisungsportal.com

7. Beschwerderecht

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde:
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich
Website: www.dsb.gv.at

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Das UnterweisungsPortal verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gem. Art. 22 DSGVO.

9. Datensicherheit

Wir verwenden moderne technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für Datenübertragung
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (bcrypt)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
• Zugriffsbeschränkungen und Audit-Logs
• Mandantenisolation (Multi-Tenancy)

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Datenverarbeitungspraktiken oder gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar. Wesentliche Änderungen werden Ihnen mitgeteilt.

Letzte Aktualisierung: 14.11.2025